04 — Politique de confidentialité

Version 1.6 — rédaction consolidée du 28 octobre 2026. Coordonnées renseignées ; destinataires et garanties à rapprocher de l’hébergement retenu avant adoption externe. Cette rédaction locale ne remplace pas l’information versionnée actuellement affichée.

1. Qui traite vos données ?

GestionLocIA est un logiciel de gestion locative. Pour le test privé, son organisateur est Lotfi Chraibi, agissant personnellement. Il agit en nom propre, sans société constituée déclarée. Adresse : 28 avenue de Verdun, 94450 Limeil-Brévannes, France ; téléphone : 06 34 33 08 91. Les formalités applicables avant commercialisation restent à compléter. Contact protection des données : contact@gestionlocia.fr. Signalement de sécurité : support@gestionlocia.fr. Aucun DPO n’est présenté comme désigné ; Lotfi est le référent protection des données.

Nous sommes responsables des traitements nécessaires à la gestion de notre service et des choix facultatifs décrits ci-dessous. Lorsque vous êtes bailleur et nous confiez des dossiers locatifs dont vous déterminez les usages, nous les traitons pour votre compte, selon vos instructions et le DPA. Votre locataire ou garant doit recevoir votre propre information ; cette politique ne s’y substitue pas.

2. Données, usages et fondements

Les candidatures visent des personnes de dix-huit ans au moins gérant leurs propres logements en France, à l’année, vides ou meublés, y compris via SCI. L’accès est validé personnellement et n’est pas ouvert automatiquement. Le parcours de candidature, sa confirmation d’adresse et son retrait sont implémentés sur Staging privé ; aucune collecte publique ou admission externe n’est ouverte par ce texte. Leur raccordement au site définitif doit être autorisé avant collecte externe.

Les champs indispensables sont signalés dans le parcours : sans les données nécessaires à l’identification et à la sécurité, le compte ne peut pas être fourni. Une photo, les nouvelles et Parcours sont facultatifs. Certains réglages de simulation et anciennes préférences sont conservés sur l’appareil utilisé et ne sont pas tous synchronisés. Les dossiers et la photo enregistrée au compte sont distincts de ces caches locaux ; voir la politique 05. Aucun refus d’une mesure d’audience ne doit bloquer l’accès au logiciel.

Les dossiers locatifs peuvent contenir identité/coordonnées des locataires, bail, logement, paiements, charges, dépenses, documents, informations financières et tiers présents sur un relevé. Ces données proviennent du bailleur et des documents qu’il choisit d’importer, pas d’une collecte secrète auprès des locataires. Le bailleur définit leur nécessité, leur base légale et leur durée. Le dépôt libre ne rend pas licite une pièce interdite ou excessive.

Nous ne demandons pas de données de santé, opinions, biométrie d’identification ou casier judiciaire. Une donnée de cette nature reçue incidemment doit être isolée et traitée avec le responsable : masquer/supprimer ce qui n’est pas nécessaire ; ne pas l’envoyer volontairement à l’IA sans analyse juridique appropriée.

3. IA et absence de décision sur les personnes

Des documents et le contexte nécessaire peuvent être transmis au fournisseur d’IA pour classification/extraction. L’assistant écrit peut traiter une question et, selon la fonction demandée, le contexte utile du compte. La notice 06 décrit les usages et limites. L’indice de confiance ne garantit pas une absence d’erreur ; certaines données sont enregistrées automatiquement avec des contrôles de cohérence et de rattachement. Vous pouvez vérifier et corriger les résultats.

Le produit ne propose pas de sélection automatisée de locataires, de score de solvabilité ou de refus de contrat fondé exclusivement sur un algorithme. Une simulation de votre capacité d’emprunt n’est pas une décision bancaire. Si le produit évolue vers une décision relevant de l’article 22 du RGPD, l’analyse et l’information devront être refaites avant activation.

4. Statistiques Parcours : ce qui est observé et ce qui ne l’est pas

Mention courte proposée : « Avec votre accord, nous mesurons les écrans et boutons utilisés pour simplifier le logiciel. Aucun texte saisi ni document n’est recueilli par cette mesure. Vous pouvez refuser ou retirer votre accord dans vos préférences. »

La collecte est désactivée par défaut. Après accord, les événements source restent des données personnelles : un lien au compte permet notamment de les supprimer lors du retrait. Ils ne contiennent pas le texte saisi, les dossiers, conversations, URL complète, adresse IP ou empreinte d’appareil dans leur charge utile. Les journaux de sécurité de l’hébergeur constituent un autre traitement et peuvent contenir des informations de connexion.

Sources conservées au plus 30 jours, avec purge horaire ; session aléatoire en mémoire renouvelée après rechargement ou 30 minutes d’inactivité. Le choix est réexaminé au plus tard à six mois et lors d’une finalité/version exigeant un nouvel accord.

Le Super Admin reçoit des agrégats de journées closes : au moins dix participants distincts par cellule/jour, petits effectifs masqués, arrondi inférieur à la dizaine, sans identifiants de compte/session. L’objectif est un historique depuis le début réel des événements collectés, non depuis la création du logiciel. Le dispositif a été publié le 22 octobre 2026 ; cette date de publication ne prouve pas qu’une collecte personnelle non vide a commencé ce jour-là. Ces protections réduisent le risque ; elles ne constituent pas une certification d’anonymisation. Les agrégats ne sont conservés pendant la vie du logiciel que tant qu’une réidentification raisonnable demeure exclue, avec revue périodique et retrait des vues risquées.

Le retrait arrête les événements futurs et supprime les sources actives liées au compte. Un agrégat devenu réellement non rattachable n’est plus modifiable individuellement. Le cycle des sauvegardes et ses limites restent exposés au §6. Pas de publicité ciblée, enregistrement de session, suivi intersites ou classement individuel de clients au moyen de Parcours.

5. Qui reçoit les données et où ?

Accès limité au titulaire et à ses habilitations ; administration pour les seules interventions nécessaires, protégée par MFA et journalisation. Les prestataires interviennent pour les services identifiés au document 15 : Supabase, OpenAI, hébergement de test Sites/Cloudflare, Scaleway, messagerie de l’organisateur, et Brevo dans son seul pilote Staging. GitHub héberge le code et certaines preuves, pas une copie contractuellement autorisée des dossiers clients.

La messagerie professionnelle est Google Workspace : contact@gestionlocia.fr et support@gestionlocia.fr sont centralisées vers ceo@gestionlocia.fr, consultée par l’organisateur seul. Il ne s’agit pas d’une promesse de stockage exclusivement européen de la messagerie ; l’édition et les garanties de compte restent à justifier.

Les contrats et rattachements recueillis sont recensés au document 15 : OpenAI Ireland Ltd pour le DPA API du compte rapproché ; Supabase Pte. Ltd., Singapour, importateur nommé au DPA/CCT ; DPA Sites spécifique pour le Staging ; Scaleway SAS, Brevo SAS et OVH SAS pour leurs périmètres. La société de facturation Supabase reste une preuve commerciale distincte. Ces précisions ne rendent pas tous les accès conformes par simple désignation d’une entité.

Les messages du pilote Brevo peuvent comporter un suivi individualisé d’ouverture et de clic ; aucune absence de suivi n’est garantie. La finalité et le cadre des envois externes doivent être qualifiés avant leur activation. Un message de service ne vaut pas consentement à une mesure d’engagement ; les exemptions de délivrabilité ont des conditions strictes. Les emails et réglages restent inchangés dans cette édition.

Base/Auth/Storage Staging : Francfort. Copie externe et coffre Scaleway : Paris. Ces implantations ne garantissent pas une résidence exclusivement européenne de tous les flux, notamment hébergement distribué, support et IA. La liste des transferts et garanties à documenter est dans l’annexe dédiée. Les garanties applicables sont établies avant admission de données externes. Une copie des garanties pertinentes peut être demandée à contact@gestionlocia.fr, avec occultation justifiée des seules informations confidentielles. Nous n’affirmons pas disposer d’une rétention nulle OpenAI ni d’une région UE exclusive.

Nous ne vendons pas les dossiers et ne prospectons pas les locataires ou garants. Toute communication à une autorité doit avoir un fondement légal vérifié et un périmètre limité.

6. Combien de temps ?

La politique 10 distingue durées actives, preuves et mécanismes. Principales règles actuelles : journal métier pendant la durée du compte, connexions/audit technique six mois, assistance ordinaire douze mois après résolution, droits et demandes d’effacement trois ans après clôture ; traces métier résiduelles minimisées après effacement éligibles à purge à six mois sous les conditions de preuve et de retenue ciblée. Ces durées internes ne sont pas toutes des obligations légales.

Les sources Cockpit Staging constatées conservent les journaux techniques sept jours et les métriques trente et un jours. Les journaux transactionnels Brevo sont réglés sur un mois, les nouveaux aperçus désactivés selon le constat archivé ; cela ne prouve pas l’absence de suivi ou l’effacement de toutes les données du compte fournisseur. La durée chiffrée des logs courants Sites reste non établie. Ces catégories ne remplacent pas les délais de nos traces applicatives.

Candidature refusée : trente jours maximum après notification, pour l’échange, puis retrait des informations devenues inutiles. Liste d’attente : six mois maximum depuis le choix initial, sans remise à zéro par un changement administratif de statut, retrait à tout moment ; seuls prénom, email et preuve minimale du choix sont gardés pour cette finalité. Le nombre de logements et les critères ne sont pas conservés pour prolonger une relance. Après expiration, un ancien statut ou retrait ne réactive pas l’inscription : une nouvelle démarche réelle de la personne est nécessaire. Les preuves particulières de droits/litige sont séparées et justifiées, pas réutilisées pour relancer.

Les dossiers locatifs ne sont pas automatiquement effacés par la purge des traces. Le bailleur doit appliquer les durées adaptées à ses obligations. La bêta prévue offre six semaines d’usage gratuit puis, sans abonnement, douze mois calendaires de consultation/export sans modification des dossiers ; les dossiers sont ensuite supprimés sans réabonnement selon une procédure de revue et les exceptions légales précisément nécessaires. Trois emails dédiés à six, trois et un mois avant l’échéance annoncent la suppression. Une souscription expresse conserve le même compte/espace et les dossiers sans réimport. Les dates individuelles et gardes de lecture seule sont livrées sur Staging ; les envois sont limités au pilote privé et l’effacement reste soumis à une décision administrative sous MFA et aux preuves des avis. La future exploitation doit garantir ce circuit sans fabriquer de preuve d’envoi. Cette période ne fait pas obstacle à une demande d’effacement fondée et ne justifie pas de garder indéfiniment tous les dossiers. Le futur abonnement payant prévoit aussi une année de consultation/export après la période payée, sans être activé par ce texte.

Les documents nécessaires encore conservés dans votre espace restent disponibles ; le nettoyage des sauvegardes ne les supprime pas. Les copies externes sont chiffrées et séparées du service courant. Les anciennes captures sont nettoyées trente jours après une copie complète suivante réussie, sous réserve des contrôles ; la dernière complète est protégée. Si elle dépasse 36 heures, le nettoyage s’arrête pour préserver la récupération. Une donnée effacée du service peut donc subsister plus de trente jours dans les copies, sans réutilisation en exploitation. Toute restauration doit réappliquer les effacements avant remise en service. La prolongation en incident fait l’objet d’un examen documenté et d’une information adaptée lors du traitement d’une demande ; la procédure commune décrit les contrôles. La protection de la dernière copie ne permet pas de refuser automatiquement une instruction ou un droit d’effacement licite. Le présent projet n’annonce plus un délai maximal garanti de trente jours après effacement.

7. Vos droits et le traitement des demandes

Selon le traitement et les conditions prévues par le RGPD, vous disposez des droits d’accès, rectification, effacement, limitation, portabilité, opposition, et du retrait de consentement à tout moment, sans remettre en cause la licéité antérieure. Vous pouvez aussi définir des directives sur le sort de vos données après votre décès selon le droit français applicable. Une portabilité n’englobe pas automatiquement toutes les données et tous les traitements de sécurité ; un refus ou une exception doit être expliqué.

Utilisez « Mes droits » ou écrivez à contact@gestionlocia.fr ; aucune copie de pièce d’identité systématique. Une vérification proportionnée peut être demandée en cas de doute raisonnable. Réponse en principe dans le mois suivant réception ; prolongation de deux mois possible selon la complexité/le nombre de demandes, avec information motivée dans le premier mois. Refus motivé, voies de recours et limites légales sont communiqués. Réclamation possible auprès de la CNIL.

Si vous êtes locataire/garant et votre demande concerne le dossier tenu par votre bailleur, nous l’orientons vers ce responsable et l’assistons sans vous communiquer les dossiers d’autrui. Si la demande concerne nos propres traitements, nous la traitons directement. Le registre administratif ne provoque pas, à lui seul, un export ou un effacement.

8. Évolution et preuve

Une modification importante sera annoncée avant son application. Pour un nouveau prestataire de dossiers, l’information et l’acceptation expresse préalable suivent le DPA et le futur encadré de mise à jour ; ni silence ni connexion ne vaut autorisation du nouveau traitement. Le consentement à Parcours ou aux nouvelles n’est jamais étendu rétroactivement. La présente édition locale ne remplace pas silencieusement l’information déjà affichée : le parcours de publication/versionnement reste à décider. Fondements : RGPD, articles 5–6, 12–22, 28, 32 et 44–49.